賃貸管理の業務を kintone のサブシステムで仕組み化する

クライアント概要

賃貸管理会社（中小〜中堅、管理戸数 1,000〜5,000 戸規模）。基幹（賃貸管理ソフト）は導入済みで「契約・家賃・更新の本流」は回っているが、その周辺業務（トラブル対応・修繕履歴・オーナー報告・滞納督促・入退去進捗・付帯契約など）が紙とメールと頭の中に分散し、月間数十時間の非効率を生んでいる、というパターン。基幹を入れ替えるほどの大改修ではなく、kintone をサブシステムとして並走させる構成で解決した実装パターンです。

課題（Before）— 周辺業務が紙とメールに分散、月 8〜15 時間のレポート作業

「基幹を入れたから万事解決」とはならないのが不動産業界の構造的特徴です。

導入前の現場で起きていたこと:

• トラブル対応の引き継ぎ抜けが月数件発生（履歴がメール / 口頭 / 紙メモに分散）
• 物件単位の修繕履歴を探すのに 30 分〜2 時間（紙ファイル + メール検索）
• オーナー月次レポート作成に 月 8〜15 時間（Excel 手作業集計）
• 滞納対応の進捗共有が 担当者の頭の中（属人化）
• 期限切れ更新の見落としが 年数件発生
• 付帯契約（駐車場・自転車置き場・収納庫）が賃貸契約と別ファイルで管理され追跡困難

地域の慣習・自社独自の運用・大口オーナーごとの特殊契約など、「基幹の標準機能が想定しない部分」で非効率が累積していました。基幹のカスタマイズで対応しようとすると、1 機能追加で数十万〜数百万円・納期数ヶ月という見積もりが返ってくる構造です。

なぜネクシア・プロパティに依頼したのか（Why NEXIA）

「基幹ベンダーにカスタマイズを発注する」「業務代行（BPO）会社に巻き取らせる」「自社で何とかする」の 3 択で迷っていた状態から、ネクシア・プロパティを選んだ決定打は次の 3 点でした。

• 賃貸管理の周辺業務 8 領域を即座に列挙できた — トラブル対応・修繕履歴・オーナー報告・滞納督促・入退去進捗・更新アラート・レントロール補完・付帯契約。これらが「基幹で解けない部分」だと業務側起点で整理されている
• 「基幹を残す」前提の設計を提示 — 基幹乗り換えを前提にしないため、稟議・予算・現場混乱のリスクが小さい。Phase 1 を 2〜4 週間で立ち上げる現実的なロードマップ
• 将来 "基幹を DB に絞る" 構成への発展も見越した提案 — 短期は周辺補完、中長期は業務主戦場を kintone に移す道筋まで業務側から提示

施策（How）— 基幹を残し、kintone をサブシステムにする 8 領域

kintone は契約・家賃の本流を担う必要はありません。基幹の周辺で起きる「個別管理が必要な業務」を、kintone でアプリ化するのが現実的です。基幹のカスタマイズに数百万円・数ヶ月をかける代わりに、kintone なら数十万円・数週間で同等以上の業務改善が可能です。

領域 1: トラブル対応・問合せ履歴管理

入居者からのクレーム・修理依頼・近隣騒音相談などを、対応開始から完了まで履歴化。受付チャネル（電話／LINE／メール／管理会社経由）を構造化し、対応ステータス（受付 → 業者手配 → 完了確認 → クローズ）で進捗管理。物件・部屋・入居者を紐付けてトレース可能。

領域 2: 修繕・工事履歴管理

業者手配 → 見積 → 完了報告 → オーナー請求までを 1 件で追跡。物件ごとに累積修繕履歴が蓄積（長期の物件価値管理に直結）。業者ごとの対応実績（応答スピード・品質）も自動集計。

領域 3: オーナー向け月次レポート

賃料入金・空室状況・対応工事を月次集計し、PDF を自動生成 → メール送付。「オーナー報告書づくり」が月末の集中作業から解放される。フォーマットを統一できる（属人的なテイストの差をなくす）。

領域 4: レントロール／部屋台帳の補完

基幹のレントロールに含まれない社内独自項目を kintone で補完。駅徒歩・設備グレード・周辺環境・募集ステータス・募集チラシ最新版へのリンク・ポータル掲載状況など。これらを基幹のデータと組み合わせて、社内専用の高機能レントロールが作れます。

領域 5: 滞納督促管理

連絡履歴・進捗ステータスを構造化。督促段階（電話 → 文書 → 内容証明 → 法的措置）をステータス管理。家賃保証会社への代位弁済請求もトレース。滞納者ごとに過去履歴がまとまるため判断材料が漏れない。

領域 6: 入退去手続き進捗管理

解約受付 → 立会日決定 → 原状回復 → 募集再開までを進捗ステータスで管理。漏れと遅延を可視化（ボード形式で全件一覧）。空室期間の短縮に直結。

領域 7: 更新・契約期限アラート

更新月の 60 日前に自動通知、期限切れの放置をゼロに。物件・部屋・契約者ごとに期限管理。自動通知が担当者の Slack / メールに飛ぶ。

領域 8: 付帯契約管理（駐車場・自転車置き場・収納庫）

基幹で扱いにくい付帯契約を kintone の別アプリで管理し、賃貸契約と紐付け。「部屋 + 駐車場 + 収納庫」のように複合契約も追跡。空き枠の即時可視化（次の入居希望者に提案できる）。解約時に付帯契約も一括クローズ。

なぜ kintone がこの用途に向くのか

• アプリを実務担当者が増やせる — IT 部門や外部ベンダー発注なしで現場担当が作れる
• アプリ間連携・ルックアップ機能 — 物件・契約・修繕・オーナーアプリを画面操作で紐付け可能
• REST API が標準提供 — 基幹との連携や、自動通知・PDF 生成・メール送信を後から追加できる
• モバイル対応 — 物件巡回時にスマホからその場で記録可能（写真付き）

詳しくは → なぜ不動産業務で kintone を選ぶのか — 8つの理由 で解説しています。

成果（After）— 引き継ぎ抜け 0、修繕履歴検索 1 分、レポート月 2 時間以下

運用開始 6 ヶ月時点での実測値:

クライアントの声

「基幹を入れ替えるかどうかで 2 年間悩んでいて、結論が出ないまま現場の非効率が積み上がっていました。"基幹はそのまま、周辺業務だけを kintone のサブシステムで仕組み化する" という提案を聞いたときに、初めて『これなら稟議が通る』『これなら現場が混乱しない』という手応えがあった。Phase 1 で『トラブル対応』だけを 3 週間で立ち上げて、月数件あった引き継ぎ抜けがゼロになった成功体験から、隣接領域に順次広げています。基幹乗り換え判断は後回しにできるようになり、その間に業務データが kintone 側に蓄積されているので、将来の選択肢が増えた感覚があります。」

— 取締役 / 賃貸管理会社（管理戸数 3,000 戸規模）

進化系: 基幹を「DB ＋ 入金送金管理」に絞り、業務本体を kintone で回す

導入が進んでいる会社では、さらに踏み込んだ構成も出てきています。基幹システムは「物件・契約のマスタ DB」と「入金・送金の決済処理」だけに絞り、日常業務の主戦場を kintone に置くパターンです。

メリット:

• 業務改善のサイクルが現場主導で回る（基幹ベンダーへの依頼を待たない）
• 自社独自・オーナー単位・地域慣習の差を kintone 側で吸収できる
• 基幹のライセンス費を最小プランに抑えられる場合がある
• 将来の基幹乗り換え時、業務データが kintone 側に残るため移行リスクが低下

すべての会社にこの形を勧めるわけではありません。ただし「基幹を変えずに、できる範囲で業務を整えたい」という段階を超えて、「基幹に縛られない業務基盤を持ちたい」というフェーズに来ている会社にとって、現実的な選択肢になりつつあります。

導入の進め方

基幹を入れ替えないため、PoC のリスクが小さいのが特徴です。

• Phase 1: もっとも痛みの大きい領域を 1 つ選んで kintone アプリ化（多くの場合は「トラブル対応」または「修繕履歴」）
• Phase 2: 並走運用で現場の使い勝手を検証 → アプリを改修
• Phase 3: 隣接領域に展開（オーナー報告・滞納督促・入退去進捗 等）
• Phase 4: 必要な箇所だけ基幹と自動連携
• Phase 5（任意）: 業務主戦場を kintone 側に移し、基幹を DB ＋ 決済処理に絞る構成へ

弊社では、Phase 1〜2 を 約 2〜4 週間で立ち上げます。すべてを一気に作る必要はありません。

まとめ

「基幹を入れ替える」のは大きな決断です。一方、賃貸管理の現場で日々起きている周辺業務の非効率は、基幹を入れ替えなくても解消できるものが大半です。

kintone をサブシステムとして使うこのパターンは、コスト・リスク・現場負担の 3 つを抑えながら、月間数十時間の業務効率化を狙えます。

「うちの基幹はそのままで、周辺業務だけ仕組み化したい」「業者対応・オーナー報告・滞納督促を構造化したい」というご相談は、無料診断で具体構成をご提案します。

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